Bruce Lee dijo una vez “Si amas la vida, no pierdas el tiempo, porque el tiempo es de lo que está hecha la vida”. Pero ¿cómo no perder el tiempo? ¿cómo organizar la agenda personal para cumplir con todo?

La organización del tiempo se puede aprender, aunque no se trata de algo que se haga de la noche a la mañana. Más bien, es un hábito que debe desarrollarse poco a poco, hasta convertirlo en parte de nuestro carácter.

El secreto está en la agenda

Seguro ves a personas exitosas que hacen muchas actividades en un día, y te preguntas cómo lo hacen.

Debes saber que no es precisamente una cuestión de tiempo, porque todos tenemos las mismas 24 horas al día. Es una cuestión de actitud y de organizar tu agenda personal.

Tener una agenda es imprescindible para las personas que trabajan por su propia cuenta (vendedores, repartidores, agentes comerciales, etc.). Así como aquellas que tienen multitarea (que realizan varias actividades diferentes a la vez). También es útil si trabajas en casa o tienes responsabilidades aparte de las de tu trabajo.

Usar una agenda personal te hace más eficaz

Tener una agenda te permite aprovechar cada minuto del día, es la mejor herramienta de gestión de tiempo porque:

  • Te da el control. Tener una agenda personal te permite tener el control real sobre tu tiempo y tus prioridades. Ademas, te permite hacer más cosas en un día.
  • Te hace más efectivo. Puedes tener los pequeños detalles apuntados y evitas despistes. Sin duda, te convertirás en una persona más atenta.
  • Te ayuda a ahorrar. Sabemos que ‘el tiempo es dinero’, por lo que planificar los desplazamientos ahorra combustible y tiempo. Además, puedes llevar un control de tus gastos por escrito.
  • Te invita a tomar acción. Muchas veces sabemos que tenemos que hacer algo, pero no lo ejecutamos. Una agenda personal te permite tener presente esa actividad y a ponerle una fecha límite para que se cumpla.
  • Te hace más creativo. Cuando tu mente tiene que ocuparse del día a día, le cuesta pensar en cosas más creativas. Usando una agenda liberas tu memoria y te vuelves más imaginativo. Esto no solo sirve para trabajos relacionados con el arte, sino que es útil para tomar decisiones o resolver conflictos.
  • Te motiva. Cuando día a día repases tu agenda personal, podrás comprobar la evolución de tus objetivos. Ver cómo has ido realizando tareas y cumpliendo metas te servirá de refuerzo positivo para mantener tu motivación al 100%.
  • Te evita frustraciones. El descontrol te genera sentimientos negativos, como ansiedad y la frustración. Con una agenda puedes evitar sentirte así, ya que manejarás mejor tu tiempo.

Como ves, todo son ventajas cuando decides usar una agenda personal para cumplir con todas tus obligaciones. Puedes optar por tener una agenda física, en formato papel de toda la vida, o si lo prefieres, una electrónica o alguna aplicación en tu celular.

Hay muchas formas de organizarla. Te damos 2 diferentes métodos que puedes usar. Elige el que mejor se adapte a tu forma de ser:

Método 1, 2, 3 … Tiempo

Para usar este método, primero debes hacer una lista de todas las cosas pendientes de ese día, de forma aleatoria (sin pensar en la hora o la urgencia de la tarea).

Una vez que tengas toda la lista en vertical debes poner dos columnas. En la primera escribe la clasificación de la prioridad de acuerdo con esta escala:

  1. Las tareas urgentes o que deben realizarse a primera hora del día. Son prioridad 1 las que son indispensables (por ejemplo, comprar el pan del desayuno de los niños, entregar el informe…).
  2. Son tareas que necesitas hacer en el día, pero que no tienen un horario fijo. Son importantes pero no urgentes (por ejemplo, recoger la ropa de la tintorería, ir al banco…).
  3. Numera así las cosas que harías ese día siempre y cuando te dé tiempo de hacer y que pueden esperar un día más a ejecutarse porque tienes suficiente antelación (por ejemplo, llamar a la peluquería a pedir cita, limpiar el horno…).

En la segunda pon el tiempo estimado que te llevará hacerlo, en minutos. Incluye también lo que tardarás, aproximadamente, en desplazarte, en caso de que tengas que moverte.

Esto te dará una visión real de tu tiempo, porque la suma total de los minutos nunca debe ser mayor al tiempo del que dispones. Es decir, si tienes 8 horas, no debe ser mayor a 480 minutos.

Al usar este método verás claramente que debes empezar el día haciendo las tareas 1, y continuar en orden con el 2 y el 3.

Es muy útil porque te ayuda a ver el tiempo real del que dispones y te ayuda a priorizar.

Si no pudiste hacer una tarea con el número 3 hoy, la puedes apuntar mañana como 2 o 1, dependiendo de su importancia.

Método semáforo

Este sistema es muy fácil de seguir. Como su nombre lo indica, se usan los tres colores del semáforo: verde si la tarea está hecha, amarillo si está sin completar y rojo si no lo has cumplido.

Es un método para organizar la agenda personal que le funciona incluso a los más despistados. Esto porque solo hay que apuntar el día anterior todas las tareas y rutinas que quieres (ir al gimnasio, bañar al perro, presentar un proyecto, etc.). Y al final del día, subrayar o poner los colores que correspondan.

Todas las tareas en amarillo debes apuntarlas inmediatamente al principio del siguiente día para no dejar nada a medias y a continuación las que quedaron en rojo.

¡Es muy gratificante ver, al final de la semana, como todo se va poniendo verde!

Independientemente del método que hayas elegido, respeta estas tres normas básicas de organización del tiempo

No dejes para mañana… Ya sabes cómo continúa el refrán ¿no? Ahora hay una palabra para definir eso: procrastinar. Un término complicado para nombrar aquello de “haré después”.

Da igual cómo quieras definirlo, es un error que debes desterrar inmediatamente de tus hábitos. Lo que tengas que hacer ¡hazlo! No busques excusas, no intentes aplazarlo. Nunca sabes lo que puede pasar, y es mejor ir cumpliendo las tareas a medida que las tengamos planificadas. 

Establece prioridades: si, lo sabemos, tienes que reparar ese ruido que hace tu moto, quieres tomarte algo con los amigos, compartir tiempo con tu familia y además tienes mucho trabajo. ¿Qué vas a hacer primero?

El tiempo que dedicas a cada actividad depende siempre de la prioridad que le des.

Normalmente, empleamos más tiempo en hacer las cosas que más nos gustan y nos motivan. En cambio, cuando tenemos que hacer algo que no nos llena, intentamos hacerlo en el menor tiempo posible o lo vamos postergando una y otra vez… y eso siempre da un mal resultado.

Lo más acertado es ser sincero con las prioridades. Para eso, tienes que pensar en lo que DEBES y no, en lo que QUIERES hacer.

Las obligaciones urgentes suelen serlo porque las has ido dejando una y otra vez (salvo que seas médico).

Si evitas retrasar las tareas y priorizas adecuadamente, no tendrás cosas acumuladas en tu agenda que acaben por convertirse en emergencias.

Respeta tus rutinas. Los hábitos son acciones que hemos incorporado a nuestro día a día, y hacemos casi sin darnos cuenta.

Haz una pequeña reflexión: si una mañana te quedas dormido y debes prepararte rápidamente para no llegar tarde al trabajo (vestirte, desayunar, hacer la cama…), ¿dejas de lavarte los dientes porque te quita tiempo? No, ¿verdad? Eso es porque lavarse los dientes es una rutina imprescindible.

“No tengo tiempo” no existe, lo que no tienes es el hábito o el interés, y te falta organización. Así, para gestionar correctamente tu agenda personal debes tener el hábito de respetar lo que hayas apuntado en ella. Recuerda ser realista con tus objetivos y cumplir lo que has organizado.

No vale de nada que escribas cosas que sabes que no vas a hacer, o que te pases una tarde entera solo planificando, sin hacer nada más.

Tu agenda debe ser parte de ti. Repásala frecuentemente varias veces al día, y dedica los 10 minutos finales de tu jornada a prepararla para el día siguiente.

No te limites a anticipar solo un día. Lo bueno de las agendas es que puede saber con antelación las cosas que debes hacer y te permite planificar a mediano plazo.

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